為貫徹落實中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》及我省的實施意見,加強對檔案室安全保管保護工作的督導,近日廣東省檔案局印發了《檔案室安全保管保護條件建設指引》(以下簡稱《指引》),對檔案室的安全體系建設工作提出了“二十防”要求。
以往對檔案室安全保管保護的要求散見于有關法律法規、文件和標準中,為使在檔案室管理階段的檔案安全保管保護工作能符合國家有關要求,為今后移交進館的檔案打好“身體基礎”,同時也為檔案室的檔案安全保管保護工作提供明晰的指引,廣東省檔案局梳理了有關法律法規、文件和標準的相關內容,參照檔案館設計、建設的有關標準,結合廣東的氣候特點,從八個方面對檔案室安全保管保護建設工作提出了要求,包括:1.檔案工作用房納入本單位辦公業務樓房新建(擴建、改建)和裝修項目整體規劃要求;2.檔案保管、鑒定銷毀、統計、利用、保密、責任追究、應急預案等方面的制度建設要求;3.檔案用房功能要求;4.檔案用房布局要求;5.檔案庫房建設要求;6.檔案安全防護要求;7.檔案裝具及設備要求;8.檔案信息化建設要求。
《指引》綜合了對檔案實體和信息的安全保管、保密、信息化的有關要求,并針對廣東汛期長,雨量大,臺風多,高溫高濕時段長的氣候特征,以及廣東沿海地區面積較廣的地理特點,把檔案室的安全保管保護要求提高到“二十防”,要求各單位應建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全體系,切實采取防盜、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高溫、防霉、防蟲、防鼠、防光、防塵、防磁、防污染、防腐蝕、防輻射、防汛、防臺風、防失泄密、防電子病毒等措施,確保檔案的絕對安全。
《指引》除要求檔案室的檔案用房布局合理外,還在庫房建設要求中明確了面積、樓面荷載、庫房凈高、門窗設置等要求,對檔案裝具和其他設施設備的配備逐項進行了明確,此外還從電子文件管理和紙質檔案數字化兩方面對檔案信息化建設要求作出了指引。
《指引》的出臺,將進一步推動我省機關、團體、企事業單位檔案室提升安全保管保護建設工作水平,也為檔案室按照規范開展檔案用房的新建或改造提供有效的指引。
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